부적합 보고서(NCR) 작성법

부적합 보고서(NCR)는 심사에서 발견한 부적합을 사실·근거·기준으로 명확히 기록한 문서입니다. '무엇이, 어떤 요구사항에, 어떻게 어긋났는지' 세 가지를 객관적 증거와 함께 담는 것이 핵심입니다.

심사원이 부적합을 발견했을 때, 그것을 어떻게 문서로 남기느냐가 심사의 신뢰를 좌우합니다. 애매하게 쓴 부적합 보고서는 조직이 무엇을 고쳐야 할지 알기 어렵게 만듭니다. 부적합 보고서(NCR)에 무엇을 어떻게 담는지, 좋은 NCR의 조건이 무엇인지 이 글에서 정리해 드립니다.

APCB 자격인증원(이하 APCB)은 IAS(International Accreditation Service) 인정 개인자격 인증기관으로, 14개 스킴의 심사원 자격을 운영합니다.

■ 부적합 보고서(NCR)란 무엇인가요?
부적합 보고서(NCR, Non-Conformity Report)란 심사에서 발견한 부적합 사항을 근거와 함께 기록한 문서입니다. 부적합이란 표준이나 조직이 정한 요구사항이 지켜지지 않은 상태를 말하며, NCR은 이를 조직이 시정할 수 있도록 명확히 전달하는 역할을 합니다.
NCR은 단순한 지적 메모가 아닙니다. 조직이 무엇이 왜 문제인지 이해하고, 원인을 찾아 시정조치를 하도록 돕는 출발점입니다. 그래서 감정이나 추측이 아니라 사실과 기준에 근거해 써야 합니다.

■ 좋은 NCR에는 어떤 요소가 들어가나요?
좋은 NCR에는 세 가지가 분명히 담깁니다. 첫째 어떤 요구사항(기준)에 어긋났는지, 둘째 발견한 사실(객관적 증거), 셋째 그 둘이 어떻게 불일치하는지입니다. 이 세 가지가 갖춰져야 조직이 반박이나 오해 없이 시정에 착수할 수 있습니다.
예를 들어 '교육 관리가 미흡함'은 좋은 NCR이 아닙니다. 대신 '표준 7.2 역량 요구사항에 따라 교육 기록을 유지해야 하나(기준), 3명의 신규 작업자에 대한 교육 기록이 확인되지 않음(증거). 따라서 역량 관리 요구사항을 충족하지 못함(불일치)'처럼 써야 합니다. 이 방식은 흔히 기준·증거·불일치의 구조로 정리됩니다.

■ NCR을 쓸 때 피해야 할 것은 무엇인가요?
모호한 표현, 원인·해결책 단정, 감정적 서술은 피해야 합니다. NCR은 '무엇이 사실인지'를 기록하는 문서이지, 심사원이 원인을 진단하거나 대책을 지시하는 문서가 아니기 때문입니다.
'관리가 부실하다', '담당자가 소홀했다' 같은 표현은 주관적이고 근거가 약합니다. 또한 '이렇게 고치세요'라고 해결책을 단정하면 심사원의 독립성과 컨설팅의 경계를 넘게 됩니다. 원인 분석과 시정조치는 조직의 몫이며, 심사원은 사실을 명확히 짚는 데 집중합니다.

■ 부적합의 등급은 어떻게 구분하나요?
부적합은 보통 중부적합과 경부적합으로 구분합니다. 중부적합은 경영시스템의 요구사항이 근본적으로 충족되지 않거나 시스템이 제 기능을 못하는 심각한 경우, 경부적합은 시스템은 작동하나 일부에서 어긋난 경미한 경우를 말합니다.
등급은 심사원의 감이 아니라, 어긋남이 시스템에 미치는 영향과 성격에 근거해 판단합니다. 관찰사항(개선 권고)은 부적합은 아니지만 개선이 필요한 지점으로 구분해 기록합니다. 이 판정 기준과 심사 방식은 ISO 19011 심사 지침을 바탕으로 합니다.

■ 정리하면
부적합 보고서(NCR)는 기준·증거·불일치 세 요소를 객관적으로 담아, 조직이 시정에 착수하도록 돕는 문서입니다. 모호한 표현과 해결책 단정을 피하고, 사실과 근거로 명확히 쓰는 것이 핵심입니다. 부적합은 성격과 영향에 따라 중·경으로 구분합니다. 좋은 NCR은 지적이 아니라 개선의 출발점이 됩니다. APCB는 IAS 인정 개인자격 인증기관으로 14개 스킴의 심사원 자격을 운영합니다.

■ 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. NCR에 시정 방법까지 적어 줘야 하나요?
A. 아닙니다. 심사원은 사실과 어긋난 요구사항을 명확히 기록하고, 원인 분석과 시정조치는 조직이 수행합니다. 해결책을 단정하면 심사원의 독립성을 벗어나게 됩니다.

Q. 증거가 애매하면 부적합으로 써도 되나요?
A. 확인된 객관적 증거가 부족하면 부적합으로 단정하기 어렵습니다. 증거가 불충분하면 추가 확인을 하거나, 필요 시 관찰사항으로 기록하는 것이 적절합니다.

Q. 중부적합과 경부적합은 누가 정하나요?
A. 심사원이 어긋남의 성격과 시스템에 미치는 영향을 근거로 판정합니다. 감이 아니라 사실과 기준에 따라 등급을 정하는 것이 원칙입니다.

더 자세한 내용은 APCB 자격인증원 홈페이지를 참고해 주시기 바랍니다.
http://www.iso114.net/default/

출처: 국제표준화기구(ISO, iso.org) ISO 19011 심사 지침, APCB 자격 운영 정보.

※ 본 글은 2026년 7월 기준으로 APCB 자격인증원이 작성했습니다. 표준의 세부 사항은 ISO 공식 사이트를 확인하시기 바랍니다.